LOS KPI´s ESENCIALES PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS
  • Publicado el 21 de agosto de 2017

  • AHORRO TOTAL - Aquí es donde siempre focalizamos el objetivo. Medimos el total de dinero ahorrado de año en año. Estos son números, hechos y cifras. Tiene un impacto directo en el éxito financiero de la empresa. Pero los ahorros siguen una tendencia decreciente año a año; si hemos hecho bien nuestro trabajo, el primer año conseguiremos un importante ahorro, pero, ¿cuánto conseguiremos los años siguientes?, está claro que si hemos hecho correctamente nuestro trabajo el primer año, los siguientes años el ahorro será escaso. El comprador no sólo negocia precios, busca como reducir costes.
  • GASTO EN COMPRAS COMO PORCENTAJE DEL GASTO TOTAL. El gasto administrado es la cantidad que el departamento de compras influye directamente a través de sus decisiones estratégicas y de aprovisionamiento. GASTO TOTAL, es lo que suena, lo que gasta una empresa cada año, excluyendo el gasto de personal. La idea es conseguir que la cantidad de gasto gestionado aumente como porcentaje del gasto total. Cuantas más partidas de gasto sean gestionadas por el Departamento de Compras, más oportunidad de ahorro tendremos. Pensemos que nuestros compradores son expertos negociadores y optimizadores. No los desaprovechemos.
  • PORCENTAJE DE PROVEEDORES QUE PRESENTAN EL 80% DEL GASTO. Todos hemos escuchado la regla 80/20, el Diagrama de Pareto... en el fondo este KPI busca que nos centremos en las categorías de compras que suponen mayor volumen de gasto. Este KPI examina la consolidación de sus proveedores. No es raro que alrededor del 20% de sus proveedores obtengan el 80% de su gasto. Esto puede ser analizado de un año a otro, pero lo normal es que nuestra organización evolucione, mejore, e introduzca nuevos productos en el catálogo comercial, por lo que año a año debemos realizar este análisis, partiendo de cero.
  • CUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS / PEDIDOS. Lo más importante de un acuerdo es que se cumpla. Un acuerdo vincula a dos partes, una de ellas con el suministro del artículo o la prestación del servicio, mientras que la otra parte, requerirá el pago en forma y fecha. Debemos disponer de acuerdos, sencillos y de fácil interpretación, pensemos que lo único que pretendemos es que ambas partes cumplan lo comprometido.
  • IMPLEMENTACIÓN DE LOS AHORROS - Los ahorros deben ser reales, es decir medibles por nuestra tesorería, no por nuestros EXCEL o POWERPOINT. Es evidente que los ahorros pueden materializarse en más de un ejercicio contable, por lo que debemos distribuir su implementación de la misma manera.
  • IMPACTO DE LOS AHORROS EN EL ROI. Es la forma más efectiva de medir el ahorro aportado del Departamento de Compras, para lo cual compararemos los Ahorros Conseguidos con el Presupuesto Operativo. Este KPI debe ser evaluado en el tiempo (periodos superiores a un año, viendo, así como evolucionan los ahorros en el tiempo. Este indicador también nos ayuda a definir la curva de eficacia en ahorros de nuestro Departamento de Compras.
  • CALIDAD DEL SUMINISTRO/ SERVICIO. En fabricación hablaremos de DEFECTOS POR MILLON (DPM). Este es un número DEBE TENDER a ser el MINIMO POSIBLE, y nos muestra las mejoras de calidad de nuestros proveedores. En el caso de empresas que nos presten servicios, es más complejo de definir, y más que de KPI hablaremos de ANS o Acuerdos de Nivel de Servicio ( su acrónimo en inglés es SLA - Service Level Agreement - ).
  • ENTREGA / CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO - Aunque el Departamento de Compras gestione la adquisición, nuestro objetivo real es el suministro de un bien, o que nos presten un servicio. Nuestra responsabilidad no es solo el precio sino asegurar que cada departamento obtenga lo que necesita cuando lo necesita. ¿La fecha prometida coincide con la fecha de entrega prevista? ¿Ambos coinciden con la entrega real? Las empresas con suficiente volumen también pueden seguir esto como un porcentaje general de los envíos a tiempo.
  • TIEMPO DE GESTIÓN DE COMPRA - ¿Cuánto tiempo se tarda desde el momento en que se envía una solicitud hasta que se ponga la orden? Esto se puede medir, seguir y mejorar.

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